Erste Kunden und Angebot vorbereiten: Checkliste für den Start

Bevor das Angebot entsteht: Kundenanfrage und Erwartungen klären

Vor dem Kalkulieren klären Sie vier Punkte der Anfrage: Umfang, Termin, Ort und Erwartung des Kunden. Ein Angebot auf Basis von Annahmen wird fast immer nachverhandelt – die fehlende Information fällt erst auf, wenn der Preis schon beim Interessenten liegt.

Ein Kundengespräch vor der Angebotserstellung macht konkrete Vorstellungen sichtbar und klärt Unklarheiten. Vorab prüfen Sie, ob der Auftrag leistbar ist und was der Kunde wünscht; davon hängt ab, ob Sie kalkulieren oder absagen.

Praktische Fragen sichern die Kalkulation ab: Wo wird die Leistung erbracht (Adresse, Etage, Zutritt, Anfahrtsweg)? Welches Zeitfenster ist gefordert? Wer ist Ansprechperson für Rückfragen und Abnahmen? Welche Unterlagen oder Vorleistungen liefert der Kunde? Fassen Sie die Antworten vor dem Angebot schriftlich zusammen und schicken Sie sie dem Interessenten zur Bestätigung – so fallen Widersprüche vor dem Rechnen auf, nicht nach dem Auftrag.

Erste Kunden und ihr Bedürfnis: Zielgruppe, Markt und Wertversprechen schärfen

Die Geschäftsidee prüfen Sie etwa mit qualitativen Interviews, Gruppendiskussionen, Umfragen und intensiver Recherche. Zwei Leitfragen stehen am Anfang: „Braucht das überhaupt jemand?“ und „Was hebt meine Idee vom Mitbewerb ab?“ Daraus entstehen der USP (was das Angebot einzigartig macht) und die Value Proposition (welchen Nutzen es stiftet). Der Business Model Canvas hilft, das Geschäftsmodell zu visualisieren und zu konkretisieren.

Die Marktanalyse liefert die Argumente für die Erstansprache: Marktabgrenzung, Größe und Potenzial, Wachstum oder Sättigung, Eintrittsbarrieren sowie Mitbewerber:innen mit ihren Stärken und Schwächen. Ebenso erheben Sie, wie groß die Nachfrage ist, wie viele potenzielle Kund:innen es gibt und welche Wünsche und Bedürfnisse sie haben. Stärken und Schwächen des Mitbewerbs werden zu Argumenten, die Wünsche und Bedürfnisse der Zielgruppe zu den Themen des ersten Gesprächs.

Der Businessplan gehört zur Gründungs-Checkliste und hält Geschäftsmodell, Markt und Angebot fest. Für die Ansprache genügt daraus ein Satz zum Nutzen – keine Aufzählung der Leistung –, der auf der Website, im Erstgespräch und am Beginn des Angebots identisch formuliert wird.

Leistung genau beschreiben – inklusive Abgrenzung und Mitwirkung

Beschreiben Sie Art und Umfang der Leistung so genau, dass später kein Streit entsteht. Halten Sie auch fest, was nicht enthalten ist – die Abgrenzung schützt vor kostenlosen Zusatzarbeiten.

Bei Dienstleistungen zerlegen Sie die Leistung in Positionen – etwa Konzept, Umsetzung, Abnahme – statt in eine Pauschale ohne Erklärung. Nennen Sie die Abrechnungsart: Pauschale, Stundensatz oder „Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand“. Halten Sie die Mitwirkung des Kunden fest: Welche Zulieferungen werden bis wann gebraucht, und was passiert bei verspäteter Lieferung? Ergänzen Sie Termine und Kapazität – ab wann gestartet werden kann und wie lange der Termin freigehalten wird.

Bei Ausschreibungen muss sich der Bieter bei der Erstellung des Angebots an die Ausschreibungsunterlagen halten.

Priorität: Was gehört in das erste Angebot?

Preis kalkulieren: Arbeitszeit, Nebenkosten und Steuer getrennt ausweisen

Kalkulieren Sie nicht nur die reine Arbeitszeit, sondern alles, was rundherum anfällt: Projektkoordination, Abstimmungstermine, Anfahrt, Materialbeschaffung, Korrekturrunden und Übergabe. Wer diese Positionen weglässt, arbeitet am Ende unter dem eigenen Stundensatz.

Die Preisberechnung berücksichtigt Leistungen, Betriebskosten und Rabatte. Rabatte rechnen Sie erst ein, wenn Sie sie auch zusagen können – sonst landet der Nachlass ungeprüft in jedem Angebot.

Im Angebot weisen Sie Nettobetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag getrennt aus. Für Kleinunternehmer:innen entfällt die Umsatzsteuer; sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und brauchen den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Wichtige Fakten zu Angebotserstellung in Österreich

Checkliste für das Angebot: Nummer, Daten, Gültigkeit und Zahlungsbedingungen

Zu den Bestandteilen gehören Angebotsnummer, Angebotsdatum, vollständige Unternehmensdaten und Kundendaten. Zu den Stammdaten zählen Name, Firma, Adresse und UID-Nummer, der Empfänger des Angebots und das Datum der Angebotslegung. Eine laufende Nummerierung ordnet Anfragen, Änderungen und Folgeangebote eindeutig zu.

Die Gültigkeitsdauer legen Sie im Angebot ausdrücklich fest, etwa mit „Angebot gültig bis TT.MM.JJJJ“. Ohne Frist entscheidet das Gesetz, wie lange Sie gebunden sind – und das ist unklar.

Ergänzen Sie die Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, Bankverbindung, eine mögliche Anzahlung und Skonto. Die AGB schicken Sie als PDF mit; ein bloßer Link oder ein Verweis darauf ist rechtlich oft strittig.

Verbindlich oder freibleibend? Formulierungen im Angebot bewusst wählen

In Österreich ist ein Angebot rechtlich bindend. Nimmt der Kunde es unverändert an, kommt der Vertrag zustande – der Auftrag muss dann durchgeführt werden.

Wer sich Spielraum offenhalten will, schreibt „unverbindliches Angebot“ darüber oder kennzeichnet die Preise als „freibleibend“.

Die Formulierung entscheidet, wie viel Risiko im Dokument steckt: Ein verbindliches Angebot kalkulieren Sie nur, wenn der Preis gehalten werden kann. Bei freibleibenden Angeboten nennen Sie trotzdem Gültigkeitsdauer und Zahlungsbedingungen, damit der Rahmen für den Kunden klar bleibt.

Verbindlich vs. freibleibend: Risiko und Rechtslage im Angebot

Erste Kunden gewinnen: Marketing, Vertrieb und rasches Versenden

Marketing und Vertrieb sind ein eigener Punkt der Gründungs-Checkliste. Für die ersten Aufträge heißt das: die Ansprache auf die Wünsche und Bedürfnisse jener potenziellen Kund:innen zuschneiden, die Sie in der Marktanalyse erfasst haben, und die eigenen Stärken gegenüber dem Mitbewerb benennen.

Versenden Sie das Angebot innerhalb von 24 bis 48 Stunden – laut einschlägigen Anleitungen zur Angebotserstellung ist das besser als ein perfektes Angebot nach zwei Wochen. Der Versand erfolgt als PDF, nicht als bearbeitbare Datei. Ein Begleitschreiben wirkt professionell und gibt dem Kunden einen guten Überblick über das Angebot.

Ein schriftliches Angebot ist nicht verpflichtend, führt aber zu weniger Missverständnissen und dient als Nachweis. Je nach Aufwand lohnt sich das individuelle Angebot in manchen Fällen weniger – bei kleinen Aufträgen ist der Aufwand ohne Zusage verloren.

Startformalitäten im Blick: Gründungsleitfaden, ID Austria und USP

Der Leitfaden zur Gründung des Gründerservice der Wirtschaftskammer begleitet Sie Schritt für Schritt in die Selbstständigkeit. Die Gründungscheckliste beginnt mit dem Festlegen des Starttermins; danach folgen der Gang zur Wirtschaftskammer, um Informationen einzuholen, und die Auswahl der Berater:innen, etwa des Steuerberaters oder der Steuerberaterin.

Für die Anlage und die anschließende Anmeldung im Unternehmensserviceportal (USP) ist zwingend eine aktive ID Austria erforderlich.